会社で働いていれば、たった一つの仕事だけをやっていれば良いという状況はあり得ない。
ほとんどのことがマルチタスクで進んでいき、一瞬ごとに優先順位を判断しながら仕事を進めていかなければならない。大抵、毎日のように急な仕事が舞い込むもので、突発対応をしていたため、その日に予定していた仕事が終わらなかったなんてことは、よくある話だと思う。
ただ、周りを見ていると仕事の優先順位をつけるのが下手な人が目立つ。たいてい、急に舞い込んできた仕事に夢中になって、予定していた他の仕事はそっちのけ。結局、本来やるべき仕事が終わらなくて残業していたりする。
しかしながら、急に舞い込んできた仕事は、本当にいますぐにやらなければならないのか？今日やろうとしていた仕事は、突発的な仕事よりも優先順位が低いのか？
たとえ舞い込んできた仕事にも、この日までには必ずやらなければならないという締切があるはずだ。その締切を確認して、今抱えている仕事と優先度を比較して、どの仕事に取り掛かるのかを決める。今日中の案件だとすれば難しいこともあるが、何も舞い込んでくる仕事がすべて当日中になんとかしなければならない仕事ではないはずだ。当日中の対応が求められるような仕事が毎日のように舞い込んでくるような会社は、そもそも組織の仕組みに問題ありだ。
急に舞い込んできた仕事を上手く処理するためのポイントは、締切日を確認すること。「この仕事は、いつまでに終わらせれば良いですか？」このたったひと言で、自分のスケジュールを乱されずに済む。締切に2〜3日の余裕があるのであれば、明日以降に回しても間に合うはずだ。仕事を爆速で処理している人は、個々の仕事の締切日をザックリ把握している。
要は、仕事は締切日に間に合えば良いのである。スケジュールも上手く立てられずに目の前の仕事に追われ、残業ばかりしているなんてもってのほか。ちなみに、舞い込んできた仕事を処理する余裕すらないような状況であれば、仕事を断るだけ。今抱えている仕事を把握していれば、なぜ受けられないのかをしっかり説明できる。
このように、仕事の優先順位を意識することが、結果として仕事の処理速度を加速させるコツなのである。
